Van koffie verkeerd naar oploskoffie

Ooit werkte ik op een plek waar mijn bureau achter een hoge boekenkast stond. Aan de andere kant van die grote bruine kast was de koffiehoek. Ik was getuige van vele gesprekken die daar gevoerd werden. Soms stak ik mijn hoofd even om de hoek; dan konden mijn collega’s zelf bepalen of ze hun gesprek wilden voortzetten of niet.

Hoe komt het toch dat bij de koffieautomaat de échte dingen worden besproken, de dingen die bij de vergadering niet op tafel komen? Mensen hebben er behoefte aan om hun gedachten even te delen met anderen die ze vertrouwen. Zou het niet mooi zijn om die openheid ook tijdens een vergadering te creëren?

Hoe krijg je zo’n koffieautomaatgesprek op gang in de vergaderzaal? Als je vermoedt dat het een vergadering wordt waarin mensen niet het achterste van hun tong zullen laten zien, bereid dan de bijeenkomst extra goed voor:

  • Bedenk vooraf wat je wilt dat mensen tegen elkaar zeggen als ze de zaal uit lopen.
  • Ontwerp de agenda zo dat al tijdens de vergadering datgene wordt gezegd.
  • Creëer een moment waarop de deelnemers alleen of in tweetallen reflecteren op een bepaald onderwerp. Vraag hun daarna om hun gedachten te delen.
  • Vraag bewust door naar afwijkende meningen als het erop lijkt dat iedereen het met elkaar eens is.

Op die manier haal je meer uit de vergadering en kun je het bij het kopje koffie ook eens over je vakantie hebben.

Deze bijdrage is geschreven door Judith de Jong.