Zichtbaar afdwalen

Het is haast niet te voorkomen: van het onderwerp afdwalen tijdens een vergadering. Het gevolg hiervan is dat deelnemers minder geconcentreerd zijn op hetgeen gezegd wordt of zich gaan vervelen, en dat er geen goede besluiten worden genomen. Het onhandige is dat weliswaar elke deelnemer merkt dat er van het onderwerp afgedwaald wordt, maar dat niemand er wat van zegt of wat van durft te zeggen. Het wordt dus niet gemeenschappelijk. Een teamcoach zal dat bespreekbaar maken.

Als facilitator kies je soms een andere manier om hier iets mee te doen.

Plaats centraal op de vergadertafel een voorwerp dat het onderwerp van de vergadering symboliseert, bijvoorbeeld een koffiekan. Geef elke deelnemer een herkenbaar voorwerp, zoals een pion. Elke deelnemer verplaatst zijn pion tussen zichzelf en de koffiekan. Hoe dichter een pion bij de koffiekan staat, hoe meer volgens de eigenaar de focus bij het onderwerp ligt.
Zie je als facilitator dat de pionnen langzaamaan terugschuiven naar de deelnemers, dan weet je dat er meerdere deelnemers zijn die vinden dat er afgedwaald wordt: ingrijpen is dan noodzakelijk.
Maar je zult zien dat ingrijpen bijna niet meer nodig is: de andere deelnemers zullen ook reageren op het verschuiven van de pionnen en de focus van het gesprek weer naar het onderwerp brengen. Er is gemeenschappelijk inzicht, wat het vergaderen een stuk doelgerichter maakt.

Wil je de effectiviteit van je bijeenkomst verbeteren? Speel dan met alle deelnemers aan je overleg het Vergaderspel tijdens de training ‘Resultaatgericht vergaderen‘.

Deze bijdrage is geschreven door Henri Haarmans.