Bespaar vergadertijd door niet naar de schuldige te zoeken

De ondertekenaars van het ‘Manifesto for Agile Software Development’ stellen in dat document dat ze liever antwoorden zoeken op verandering dan plannen te volgen. Loopt jouw vergadering ook altijd uit? Dat kan alleen wanneer je een plan hebt; zonder vergaderplan kun je niet uitlopen. En het omgekeerde geldt ook: uitlopen kan alleen op voornemens, een plan. Het allermooiste is het wanneer je zonder plan tóch resultaten haalt. ‘I love it when a plan comes together’, zegt Hannibal geregeld in The A-Team, al weten we als kijkers dat hij zelden een volledig uitgedacht plan heeft. Dat noemen we ook wel agile, ‘beweeglijk’. Zet het plan in beweging.

Het gaat om het bereiken van doelen. Bij het faciliteren van agile vergaderingen gaan we zelfs nog een stap verder: we stellen liever samen de doelstellingen op dan dat we de van buiten opgelegde doelen realiseren. Hoogleraar Thijs Homan zegt het zo: ‘Als er van tevoren een resultaat is gedefinieerd, is het geen faciliteren.’
Steeds weer blijkt dat wanneer je deelnemers of andere betrokkenen vraagt hun eigen doelen te stellen, deze ambitieuzer zijn dan die door het management worden opgelegd. En wanneer ze die ambitieuze doelen niet halen, is dat natuurlijk veel minder ernstig. Dan loopt een vergadering daarover ook niet uit, omdat je niet naar de schuldige hoeft te zoeken. Je bespaart zo dus een hoop tijd.

Deze bijdrage is geschreven door Jan Lelie.