Doorbreek de vergaderroutine!

Het is de eerste teamvergadering na de zomervakantie. Het team komt binnen in de vergaderzaal. Iedereen klapt zijn laptop open of heeft zijn telefoon in de hand om nog even snel zijn mail te lezen. Voor je het weet is de manager weer aan het woord en zit de rest achterovergeleund in zijn stoel: die oude vergaderroutine is wel zo prettig.

Maar is dit wat je wilt? Wil je niet liever de vakantiebreak gebruiken om afscheid te nemen van oude gewoontes? Dat klinkt tóch wel aantrekkelijk.

Realiseer je: als de vergaderzaal eruitziet zoals altijd, dan zullen de mensen zich gedragen zoals altijd. Dus doe eens gek! Verbouw die zaal, zet de tafels aan de kant, hang slingers op. Op deze manier kun je gemakkelijk ook de manier van vergaderen veranderen. Begin bijvoorbeeld staand in een kring. Gooi een balletje over en stel een vraag aan de eerste persoon die het balletje krijgt. Als diegene de vraag beantwoord heeft, mag hij een open vraag stellen aan de tweede persoon, waarna hij het balletje overgooit. Degene met het balletje is aan het woord. Ook als je de tafels laat staan kun je variëren; doe bijvoorbeeld eens iets met gekleurd papier en kleurpotloden.

Waar het om gaat is dit: zorg ervoor dat iedereen vanaf het begin actief is en uit zijn routine gehaald; iedereen zal daardoor meer meedoen in de meeting.

Deze bijdrage is geschreven door Judith de Jong.