Op zoek naar de kernbelemmering

In het begin van het jaar heb je met jouw team jaardoelstellingen opgesteld. Halverwege het jaar kom je erachter dat het team de doelstelling niet lijkt te gaan halen. Dus beleg je een teamoverleg om te achterhalen wat er aan de hand is. Er komen argumenten op tafel, maar wat er echt aan de hand is, wordt niet duidelijk.

Een van de teamleden stelt voor om alle belemmeringen op post-its te schrijven. Een goed idee. Vervolgens worden de beschreven post-its thematisch geordend, en elk setje krijgt een naam. De belemmeringen worden gescoord, en voor de drie setjes belemmeringen met de hoogste score worden vervolgens oplossingen bedacht. Vervolgens gaat iedereen tevreden over tot de orde van de dag.

Maar ís er wel wat opgelost? Niet echt: er is dikke kans dat je bij het volgende meetmoment op dezelfde problemen stuit. Denken in oorzaken, zoals hiervoor beschreven, leidt namelijk over het algemeen tot niet veel meer dan symptoombestrijding.

Doe het dus de volgende keer eens anders. Onderzoek welke verbanden er tussen de belemmeringen op de post-its zijn, en vraag vervolgens door. Een hulpmiddel dat je daarbij kunt gebruiken is 5×Why: Wat is de oorzaak van de oorzaak? En wat is daar weer de oorzaak van?

Vaak kom je na dat doorvragen uit op vaste aannames: ‘We moeten toch …’, ‘Het kan toch niet zo zijn dat …’, ‘Volgens de regels mogen we niet …’ Deze aannames vormen de grondoorzaak van de problemen. Ze zijn mogelijk wat minder makkelijk naar een actielijstje te vertalen dan de belemmeringen op de post-its, maar alleen als je hier iets weet te veranderen is er duurzaam effect.

Dan kan de volgende kwartaalbijeenkomst tenminste voor iets inspirerenders gebruikt worden.

Deze bijdrage is geschreven door Harry Barendse.