Uit je kracht of in je kracht

Is het vandaag weer een ‘gewone’ maandag met weer een ‘gewoon’ teamoverleg of een ‘gewone’ projectvergadering? Vaak komt ‘gewoon’ vergaderen neer op een weinig energiegevend praatuurtje, of een eenzijdig zenden door de manager of teamleider. Je kunt fut in die vergadering blazen door:

  • Te beginnen met een check-in, oftewel een openingsronde
    Vraag aan het begin van de vergadering aan iedere deelnemer hoe hij erbij zit en wat hem of haar op dat moment het meeste bezighoudt. Dat maakt dat ieders stem al even is gehoord en geeft inzicht in het energieniveau en de betrokkenheid van de deelnemers.
  • Uit te nodigen tot gezamenlijk eigenaarschap
    Vraag niet alleen routineus of iedereen akkoord is met de agenda. Nodig iedereen uit om hem zo nodig aan te vullen. door vragen te stellen als: “Wat maakt deze meeting zinvol en prettig voor jullie?” Inventariseer dit en geef vervolgens aan dat je op iedereen een beroep doet om aan te geven als er aan één van de punten niet wordt voldaan. Spreek de deelnemers hierop aan met: “Let op het punt dat jij hebt ingebracht en geef aan als je vindt dat het voor jou niet meer zinvol en prettig is.” Dit zorgt voor gezamenlijk eigenaarschap.
  • Niet bang te zijn om de agenda bij te stellen
    Blijkt de volgorde van de agendapunten toch niet handig, verloopt de verkozen werkvorm moeizaam of is de energie al lang voor de geplande pauze op? Aarzel dan niet de planning aan te passen.
  • Zelf eigenaarschap te nemen
    Benoem het als je zelf vindt dat de vergadering niet lekker loopt. Zorg dat je daarbij niet impliciet of expliciet anderen daarvan de schuld geeft. Houd het bij je zelf. Vraag of anderen dit herkennen en of ze een idee hebben hoe dat komt.
  • Benoem het als je het idee hebt dat er niet gezegd wordt wat er gezegd zou moeten worden
    Doe een voorstel (pauze, andere werkvorm, etc.) of overleg met de groep wat er moet gebeuren. Benut de kracht van de groep daarbij.

Deze bijdrage is geschreven door Annet Noordik.